忘れ事をなくすために僕がやっているタスク・todo管理法

僕なりのタスク管理のメイン画像

会社員時代もフリーになってからも、変わらないことがあります。

変わっていないことを一つあげるとするなら、それはタスク・todoの管理法。

もともと忘れっぽい性格ゆえに、自分のやりたいこと・やらなくてはならないことは常日頃から複数のツールを使って管理を行っています。

今回はそんな僕のタスク管理について、使っているツールなども含めて書いていきたいと思います。

日々のタスクは手帳に手書きで管理

冒頭でもお伝えした通り、僕はかなり忘れっぽい性格です。

朝に「あれやらないと、後でやろう」とか思っていても、結局夜まで忘れて眠りについてしまうこともしばしば。

こういうことを言うと今すぐやれという言葉が飛んできそうですが、そうもいかない時だってあります。むしろ今すぐはできないことの方が多い。

 

今すぐにそのタスクは消化できない代わりに、手帳に本日のタスクとして書き込むという習慣はつけています。

僕の持っているフランクリンプランナー

具体的にはこの「フランクリンプランナー」という1日1ページ単位のリフィル式手帳を使って、1日を管理しています。

手帳には当日やること・やりたいことしか書かないというのがマイルール。

僕のフランクリンプランナーのスケジュール管理

朝おきた時にここに当日のタスクを書き込むことによって、どのくらいのタスクが消化できるかが感覚的にわかります。

できそうにないタスクは思い切って次の日に書き込むというのもコツの一つかも。

タスクは書き込むと同時に1日のざっくりスケジュールを引くのですが、ここは少し甘めにつけています。

必ず突発的に思い出して入り込んでしまうタスクが1日一つくらいあるので、そのための余白として利用する目的で甘めにスケジュールを引いています。

気をつけていること

  • 当日朝に1日のタスクを洗い出す
  • 突発的名ものも書き込む
  • スケジューリングは少し甘めに

中期的なタスクは管理アプリ「Trello」で管理

Trelloでのタスク管理の姿

タスクの中にはその日に消化するものだけではなく

「その日やらなきゃいけないというわけではないけれど、いつかはやりたい」

というものが出てきます。例えば、ブログに記事のネタなど。

そういう差し迫った期限のないタスクは”中期的なタスク”として、webアプリで管理するようにしています。使っているのは「Trello」というwebアプリ。

 

Trelloでは

  • todo
  • 完了
  • 企画

というリストを作っていて、それぞれのリストの中にタスク(これをTrelloではカードと言います)を入れ込んでいます。

前述した日々のタスクはこのTrelloのタスクを眺めて「今日はこれをやりたい」「今日はこれをやらなきゃ」みたいな感じで、手帳に落とし込んでいます。

Trelloはカードの内容も細かく書いている

Trelloのtodoにタスクを追加するときには具体的な内容も入れ込んでおくのもマイルール。

ここにしっかりと書き込んでおくと、アイデア(タスク)を思いついたときの熱も一緒にあとから見返せますので。

 

気をつけていること

  • 当日やらなくても良いものは中期的なタスクに
  • 中期的なタスクはできるだけ具体的な説明を残しておく

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イベント事はカレンダーアプリで管理

Yahoo!カレンダーの画面

“タスク”からは少し外れるかもれませんが、イベント事などのスケジュールはカレンダーアプリで管理しています。

使っているのは「Yahoo! カレンダー」。

 

iPhone純正のカレンダーアプリだとどの予定がどこにどのくらい入っているかが一発では見れないので、このアプリを使うようになりました。

新しく仕事(友人との予定も)が入りそうなときはTrelloでやりたいタスクをカレンダーのスケジュールと見比べて、可能かどうかを判断しています。

ここでも大事にしているのは詰め込みすぎないこと。少し余裕をもってスケジューリングしていても後で必ず詰まってくるので、初めから余裕をもって期限などは決めるようにしています。

 

気をつけていること

  • 予定が入りそうなときはTrelloと見比べる
  • 予定は詰め込みすぎない

自分のtodo管理スタイルを確立させましょう

人はそれぞれ、自分のタスク管理のスタイルがあると思っています。

僕は普段ガジェットなどを多く使っているくせに、毎日のタスクは手書きで管理しないと気が済まない、意外とアナログなタイプ。

いろんなツールを使ってきましたが、結局今のスタイルが最も効率的に仕事をこなせているような気がします。

あくまで今回の僕の使っているツールは一つの案。この記事が自分のタスク管理のスタイルを見つける一つのヒントとなればうれしいです。

けーすけ(@saradaregend)から一言。

けーすけ 手帳は学生の時から同じものを使っています。安いものではないので、買うときは躊躇したなぁ…

-仕事効率化
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